Informativa Privacy ex Regolamento UE 2016/679 e D. Lgs. 101/2018

Aggiornato al 25/05/2018

 

Soggetti interessati: clienti, fornitori, candidati per posizioni lavorative, utenti del sito web.

 

Hotel Principe s.n.c. di Valentina e Giulia Paloschi, P. Iva 03624810408, con sede in 47924 – Rimini (RN), Viale Regina Elena n. 197, (di seguito, per semplicità “Hotel Principe” o “il Titolare”), si impegna al meglio delle proprie possibilità per la tutela dei Dati Personali.

Come noto, dal 25 maggio 2018 è divenuto operativo il nuovo Regolamento Europeo in materia di Privacy (GDPR 2016/679), e Hotel Principe ha svolto le necessarie attività di adeguamento.

Di seguito viene quindi riportata la nostra informativa rilasciata ai sensi del GDPR e del D. Lgs. 101/2018, in cui vengono descritte le modalità con le quali raccogliamo e trattiamo i Dati Personali.

Ci preme altresì comunicare che la politica sulla Privacy di Hotel Principe potrebbe essere oggetto di modifiche a seguito dell’emanazione di nuove normative e/o dell’introduzione di nuovi servizi. Invitiamo quindi a controllare periodicamente eventuali modifiche/aggiornamenti della nostra informativa sul nostro sito www.hotelprincipe.biz

Per “Dato Personale” si intende ogni informazione idonea ad identificare, o rendere identificabile senza sostenere un significativo sforzo, una persona fisica. Sono esempi di Dati Personali nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, l’indirizzo di residenza e dati bancari.

Per “trattamento” si intendono tutte quelle operazioni aventi ad oggetto Dati Personali, dalla loro acquisizione alla loro distruzione, tra le quali appunto: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione dei Dati.

Il Titolare del trattamento dei Dati Personali è Hotel Principe s.n.c. di Valentina e Giulia Paloschi, P. Iva 03624810408, con sede in 47924 – Rimini (RN), Viale Regina Elena n. 197, contattabile a mezzo mail all’indirizzo info@hotelprincipe.biz, oppure telefonando allo +39 3384385832.

Hotel Principe NON è obbligato alla nomina di un DPO (Data Protection Officer) ai sensi degli artt. 37 e ss. del GDPR.

L’elenco aggiornato di eventuali responsabili interni e/o esterni e degli incaricati del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Hotel Principe tratta i dati dei propri clienti o potenziali tali, quali per esempio nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, dati carta di credito, codice fiscale, che vengono comunicati per esempio quando si procede con una prenotazione, quando si emettono le ricevute fiscali, per rispondere alle richieste di informazioni o di preventivo, o che vengono raccolti durante il soggiorno dell’interessato.

Hotel Principe tratta anche i Dati Personali dei propri fornitori o dei dipendenti di propri fornitori, laddove questi siano appunto persone fisiche. Tali dati vengono raccolti da Hotel Principe in occasione della stipula o dell’esecuzione dei contratti aventi ad oggetto i servizi necessari per lo svolgimento dell’attività sociale, oppure durante le attività precontrattuali di tali contratti.

Laddove dovessero essere forniti dati di terze persone (compresi quelli di soggetti inferiori ad anni 18), chiediamo di svolgere le attività necessarie affinché detta comunicazione e il nostro successivo trattamento avvengano nel rispetto della normativa applicabile, per cui, ad esempio, prima di fornirci i Dati Personali di terzi, questi dovranno essere informati e dovrà essere ottenuto il consenso al trattamento, se richiesto dalla suddetta normativa.

In caso di invio facoltativo, esplicito e volontario di comunicazioni agli indirizzi del Titolare, sarà acquisito successivamente l’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché gli eventuali altri Dati Personali inseriti nella comunicazione.

Hotel Principe tratta Dati Personali comuni e particolari dei propri dipendenti, quali per esempio nome, cognome, indirizzo e-mail e certificati medici. A tal proposito si specifica che a ciascun dipendente viene sottoposta e fatta sottoscrivere autonoma informativa privacy debitamente conservata in originale dal Titolare.

Laddove sia stato fornito espresso consenso da parte degli interessati o questi abbiano acquistato in passato servizi forniti da Hotel Principe attraverso l’uso di una mail (cd. Soft spamming), il Titolare può trattare i Dati Personali degli interessati per svolgere attività promozionale.

In caso di invio di curricula inviati spontaneamente agli indirizzi del Titolare, i Dati Personali ivi contenuti saranno acquisiti e trattati per valutare i profili dei candidati.

I Dati Personali vengono inoltre raccolti e trattati attraverso l’utilizzo di cookies presenti sul sito web del Titolare.

 Il trattamento dei Dati Personali da parte di Hotel Principe è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione nella conservazione, integrità e riservatezza, principi tutti sanciti dall’art. 5 del Nuovo Regolamento.

I Dati Personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che telematico ed informatico. In ogni caso viene garantita la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso NON consentito, modifica e divulgazione NON autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6 e 32 del GDPR.

Hotel Principe NON svolge attività di profilazione, salvo l’utilizzo di cookie a ciò destinati, ed in nessun caso i dati saranno diffusi senza previo consenso dell’interessato.

 I Dati Personali vengono raccolti e trattati, senza necessità di richiedere uno specifico consenso, per le seguenti finalità:

Nel determinare i casi nei quali si ritiene sussistere un legittimo interesse di Hotel Principe, operiamo un bilanciamento tra gli eventuali opposti interessi, ovvero:

Hotel Principe si riterrà titolare di un legittimo interesse unicamente laddove i diritti dell’interessato NON dovessero risultare in contrasto e prevalenti rispetto al proprio interesse. A tal fine, particolare attenzione verrà posta alle ragionevoli aspettative di un Interessato in base alla sua relazione con il Titolare.

Laddove sia stato prestato consenso per uno specifico trattamento di Dati Personali, questo potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento da parte dell’interessato.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti a), b), e), f), g) della clausola 7 che precede NON è obbligatorio. Tuttavia, In loro assenza, NON potremo garantirti l’esecuzione dei contratti e dei servizi richiesti.

Il conferimento è invece obbligatorio per le finalità di cui alle lettere c), d) della clausola 7 che precede.

 Senza la necessità di un espresso consenso, Hotel Principe potrà comunicare i Dati Personali per le finalità sopra indicate a Prefetture, Organismi di vigilanza (quale l’IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

I Dati Personali NON saranno diffusi, senza specifico consenso dell’interessato.

I Dati Personali potranno essere resi accessibili per le finalità sopra indicate:

 

I dati saranno trattati e conservati presso la sede di Hotel Principe, ovvero in Rimini (RN), Via Regina Elena n. 197, oppure nelle sedi dei soggetti esterni coinvolti nel trattamento ai sensi dei paragrafi che precedono.

I Dati Personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.

Resta in ogni caso inteso che Hotel Principe, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, Hotel Principe assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea o in conformità al Privacy Shield, per quei Paesi che NON hanno ricevuto una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea.

I Dati Personali saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che NON siano state perseguite le finalità del trattamento.

Ad ogni modo, i tempi di conservazione variano a seconda della tipologia di trattamento, come riportato nella tabella che segue.

Trattamento

Tempo di conservazione

Dati di navigazione

Fino alla durata della sessione di navigazione

Invio preventivi

5 anni

Vendita di prodotti, fornitura di servizi, acquisti di prodotti e servizi

Per la durata del rapporto contrattuale

Vendita di prodotti, fornitura di servizi, acquisti di prodotti e servizi una volta cessato il rapporto

11 anni successivi alla conclusione del rapporto

Tutela del patrimonio – difesa dei diritti

11 anni successivi alla conclusione del rapporto

Invio di informazioni ad autorità pubbliche

11 anni successivi alla conclusione del rapporto

Riscontro delle mail

5 anni                                                       

Valutazioni di candidati

I dati contenuti nei curricula inviati spontaneamente saranno cancellati dopo 6 (sei) mesi dalla loro ricezione.

Invio di comunicazioni elettroniche a società potenzialmente interessate ai servizi o prodotti

Fintantoché il titolare NON revochi il consenso o chieda la cancellazione, e comunque per NON oltre 6 anni

Decorso il periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati.

Nella qualità di interessato, si ha diritto di:

L’interessato ha infine il diritto di presentare reclamo / istanza direttamente all’Autorità Garante dei Dati Personali, con sede in Piazza di Montecitorio n. 121 – 00186 ROMA, tel. (+39) 06.696771 e Fax: (+39) 06.69677.3785.

L’esercizio dei diritti descritti nel presente paragrafo è totalmente gratuito, salvi i casi in cui in determinate circostanze viene riconosciuto al titolare il diritto di applicare costi.

L’interessato potrà, in qualsiasi momento, esercitare i propri diritti inviando: